IT Glue est devenu une solution indispensable chez ENVOLiiS pour gérer efficacement les environnements de nos clients. Bien plus qu’un simple outil de documentation, il nous permet de structurer, centraliser et sécuriser des informations critiques, tout en offrant une personnalisation parfaitement adaptée à nos besoins.
Qu’est-ce qui fait la différence ? Sa capacité à simplifier la collaboration avec nos clients. Grâce à MyGlue, nous leur offrons un accès sécurisé et contrôlé à leurs données, garantissant une transparence totale, sans compromettre la sécurité.
Dans cette interview, Florentin Garreau, notre Champion IT Glue, partage son retour d’expérience : des exemples concrets d’utilisation, les défis que nous avons relevés, et les bénéfices réels qu’IT Glue apporte, tant à ENVOLiiS qu’à nos clients.
Florentin, tu utilises IT Glue, dis-nous en plus sur ton utilisation en interne et à destination des clients ?
J’utilise IT Glue pour centraliser et organiser toutes les données de nos clients, en les rangeant soigneusement par catégories telles que les mots de passe, les procédures, et les applications sous forme de tableaux. Cette structuration permet une gestion efficace et une accessibilité rapide des informations nécessaires.
Nous avons pu personnaliser notre instance d’IT Glue pour qu’elle réponde parfaitement à nos besoins spécifiques. Par exemple, nous avons créé des catégories spécifiques pour des informations liées à nos intégrations et aux périmètres de services managés que nous offrons.
Un des cas pratiques est la création d’une catégorie dédiée à la baie informatique de nos clients. Cela nous permet d’avoir une vue globale de chaque baie avec les équipements rackés à chaque U. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons rapidement remplir ou modifier ce schéma, ce qui nous fait gagner un temps précieux comparé à l’utilisation d’outils de schéma comme Visio.
Nous avons également développé une catégorie qui compile en une seule vue toutes les informations relatives à l’autorité de certification du client. Cette centralisation rend la gestion des certificats bien plus fluide.
Avec MyGlue, l’outil complémentaire d’IT Glue destiné aux clients, nous pouvons facilement accorder des accès à nos clients et gérer de manière granulaire les autorisations. Ils ont ainsi accès à la documentation pertinente sans compromettre la sécurité. Nous pouvons précisément contrôler quelles informations chaque utilisateur peut voir et modifier, tout en bénéficiant d’un suivi des modifications grâce au versioning, ce qui nous permet de savoir qui a modifié les données en dernier.
Quels aspects uniques font d’IT Glue une solution de choix par rapport à d’autres options sur le marché ?
IT Glue se distingue par sa capacité à synchroniser avec une variété d’outils, notamment la suite 365 de Datto, permettant une mise à jour automatique de nombreuses informations. Cette intégration continue assure que notre documentation reste toujours à jour sans nécessiter d’efforts manuels supplémentaires.
Une autre fonctionnalité clé est la possibilité de mapper des éléments d’IT Glue avec ceux d’autres outils, comme le RMM. Par exemple, nous pouvons lier un équipement documenté dans IT Glue avec un élément de notre base de données de gestion de configuration (CMDB). Cette intégration nous offre une vue unifiée et cohérente de notre infrastructure IT.
L’organisation par catégories d’équipements améliore considérablement la lisibilité et la gestion des données. Cela permet à nos équipes de trouver rapidement les informations nécessaires et d’assurer une maintenance efficace et rapide.
Quels sont les cas d’usage et quels problèmes ont été résolus grâce à cette solution ?
Au-delà des avantages mentionnés précédemment, IT Glue nous a permis de réduire considérablement la perte de temps liée à la recherche d’informations disséminées ou mal documentées.
Auparavant, les données étaient éparpillées dans des documents Excel, sur différentes feuilles, ou dans des documents Word stockés sur un SharePoint.
Avec une documentation centralisée et structurée, nos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle globale.
De plus, l’utilisation d’IT Glue simplifie grandement le partage de documentation avec nos clients. Par exemple, l’échange de mots de passe ou d’autres informations confidentielles peut se faire directement via la plateforme, éliminant ainsi le besoin de moyens de communication moins sécurisés comme les emails, les appels, les messages Teams ou d’autres applications comme OneTimeSecret.
La sécurité de l’accès à cette documentation est renforcée par l’utilisation d’un OTP (One-Time Password), garantissant une protection accrue. Cela assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles, tout en nécessitant l’utilisation de l’OTP pour une sécurité renforcée.
